สรุปสิ่งที่ควรทำก่อน
1. ตรวจว่าคนที่ลงนามมีอำนาจผูกพันจริง
กรณีนิติบุคคลควรตรวจหนังสือรับรอง เงื่อนไขการลงลายมือชื่อ ตราประทับถ้ามี และเอกสารมอบอำนาจ อย่าดูเพียงนามบัตรหรือตำแหน่งที่ใช้ในการติดต่อ
2. เขียน Scope of Work ให้ตรวจวัดได้
คำว่า “ตามมาตรฐาน” หรือ “ให้เรียบร้อย” อาจตีความต่างกัน ควรกำหนดรายการงาน จำนวน คุณสมบัติ Milestone ผู้ตรวจรับ และเกณฑ์ว่าถือว่างานเสร็จเมื่อใด พร้อมแนบเอกสารเทคนิคที่จำเป็น
3. เงินต้องสัมพันธ์กับกำหนดส่งและเอกสาร
ระบุราคาก่อน/หลังภาษี เงินมัดจำ งวดชำระ เอกสารประกอบการวางบิล และสิทธิระงับการชำระเมื่อผลงานยังไม่ผ่านเกณฑ์ เพื่อลดข้อโต้แย้งด้านบัญชีภายหลัง
4. คาดการณ์เหตุผิดนัดก่อนเกิดจริง
สัญญาควรตอบว่าเมื่อส่งช้า งานบกพร่อง ไม่ชำระเงิน หรือเปิดเผยข้อมูล จะให้เวลาแก้ไขหรือไม่ มีค่าปรับหรือค่าเสียหายอย่างไร และเมื่อใดจึงเลิกสัญญาได้ โดยเงื่อนไขต้องไม่ขัดกฎหมาย
5. ตรวจทรัพย์สินทางปัญญา ความลับ และข้อมูล
หากมีแบบ งานสร้างสรรค์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล หรือข้อมูลลูกค้า ควรกำหนดเจ้าของสิทธิ ขอบเขตการใช้ การเก็บรักษา และสิ่งที่ต้องคืนหรือลบเมื่อสัญญาสิ้นสุด
เอกสารหรือข้อมูลที่ควรเตรียม
- ร่างสัญญาและเอกสารแนบทั้งหมด
- หนังสือรับรองนิติบุคคล/ข้อมูลผู้มีอำนาจ
- ใบเสนอราคา Scope of Work หรือ TOR
- Timeline ส่งมอบและเงื่อนไขตรวจรับ
- ข้อตกลงเดิมทางอีเมลหรือแชตที่สำคัญ
- เอกสารทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลลับที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
ใช้สัญญาตัวอย่างจากอินเทอร์เน็ตได้ไหม?
ใช้เป็นโครงอ้างอิงได้ แต่ควรปรับให้ตรงธุรกิจ ความเสี่ยง และกฎหมายที่ใช้ การคัดลอกทั้งฉบับอาจมีเงื่อนไขที่ไม่เหมาะกับธุรกรรม
สัญญาต้องประทับตราบริษัททุกฉบับไหม?
ต้องดูเงื่อนไขการลงนามของนิติบุคคลและเอกสารจัดตั้ง ไม่ควรเหมารวมทุกบริษัท
ควรกำหนดศาลหรือวิธีระงับข้อพิพาทไว้ไหม?
ควรพิจารณาตามลักษณะธุรกิจและคู่สัญญา โดยเฉพาะธุรกรรมข้ามพื้นที่หรือข้ามประเทศ แต่ข้อกำหนดต้องสอดคล้องกับกฎหมายที่ใช้